En un mundo que día a día se transforma, las oportunidades del uso de las tecnologías de la información son ilimitadas. Hoy es obligado trabajar en un modelo digital suficiente y avanzado para que los negocios se desarrollen y prosperen.
Por SERGIO SERRANO
Ciertamente que utilizar la tecnología ayuda a diferenciarse de la competencia y apalancar al negocio de una manera que le permita su continuidad y su permanencia.
En ocasiones las empresas no reconocen la importancia de la tecnología o no usan todas sus capacidades, por lo cual pagan un precio alto, poco a poco sus procesos se debilitan, las fallas y problemas aparecen y los empleados pierden interés.
Y ahora con la pandemia del covid-19 y la recomendación “Quédese en casa”, definitivamente que vienen cambios en la manera de trabajar y comunicarse.
Se requieren nuevas tecnologías para trabajar de manera remota sin afectar los procesos y facilitando la comunicación de los empleados con la alta gerencia, con los clientes y proveedores.
Entonces el punto es crear un marco de referencia – un modelo digital, que permita a los propietarios y a la alta gerencia de las medianas y pequeñas empresas contar con una guía para administrar la tecnología.
- ¿Los procesos de negocios están debidamente alineados, automatizados y conectados para incrementar los ingresos?
- ¿Conocemos a profundidad a nuestros clientes?
- ¿Las tecnologías de la información utilizadas incrementan significativamente la productividad de los empleados?
- ¿Los empleados están suficientemente capacitados para el uso eficiente de las tecnologías?
- ¿La gente de TI está preparada para colaborar en la selección e implementación de las nuevas tecnologías?
- ¿El responsable del área de TI reporta directamente a la gerencia?
- ¿La organización cuenta con un modelo digital actualizado y utilizado en la realidad?
- ¿Se evita la redundancia o duplicidad de las actividades?
- ¿Las tecnologías están actualizadas?
- ¿Se utilizan los servicios de una empresa de consultoría en procesos y tecnologías de la información?
- ¿Se cuenta con un Plan de Contingencia actualizado y conocido que funcione adecuadamente en caso de un fenómeno natural como un temblor o una inundación, fallas en el suministro de energía eléctrica o la pandemia de un virus?
- ¿Se tiene suficiente presupuesto para invertir en nueva tecnología y un para el mantenimiento de hardware y software, además de gastos por servicios y capacitación?
Nunca ha sido fácil administrar y operar un departamento de Tecnologías de la Información (TI). Para la gente de TI es una gran responsabilidad mantenerse actualizado y al tanto de lo nuevo que imagina es útil a la empresa donde trabaja.
Ellos deben estar informados y conocer lo nuevo, para presentar a los usuarios el impacto que puede tener en su productividad y en la calidad de la información para apoyar a la toma de decisiones.
Recomiendo que mantengan un departamento de TI con pocas personas – acorde al tamaño de la empresa y que todos los servicios pasen a proveedores de reconocido prestigio. Ellos deben ocuparse de la compra y mantenimiento de equipos de cómputo, compra y mantenimiento de licencias de software, soporte a usuarios, cuidar por la seguridad informática, organizar cursos de capacitación de tecnología, administrar el presupuesto, mantenerse informado de las noticias de la tecnología y por último apoyar a la gerencia y a los propietarios en toma de decisiones relacionadas con el área.
El desarrollo de sistemas y aplicaciones móviles debe ejecutarse por un proveedor externo.
También será importante mover la operación de sistemas y aplicaciones a la nube, para evitar las inversiones en un centro de datos, que involucra muchos gastos de compra de hardware y software, además de contar con personal dedicado a su operación.
Es muy conveniente que la empresa utilice un ERP flexible en la nube como el Oracle Netsuite, SAP Business One o Microsoft Dynamics 365, entre otros. Y así evitar tener muchos sistemas que trabajan de manera separada y no se integran en una plataforma de base de datos única.
Para almacenar los documentos usa las conocidas plataformas como Google Drive, Dropbox y Apple iCloud. Todas te ofrecen almacenamiento gratis de 5 a 10 GB. En resumen, todos los documentos, aplicaciones y sistemas deben almacenarse en la nube.
Otro tema siempre de gran relevancia es la seguridad de la información. Hay personas que se dedican a robar información importante de tu negocio, a tomar el control de las computadoras y pedir rescate para devolverte el control y por otro lado tenemos los virus informáticos que también impactan en la productividad de tu negocio.
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- Debes siempre considerar la instalación de una herramienta de seguridad de proveedores destacados como Fortinet, McAfee y Palo Alto Networks.
- Mantener el sistema operativo Windows actualizado con la última versión y el último parche es una tarea primordial. Si tienes computadoras Apple deberás hacer lo mismo con el macOS.
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Sobre la presencia en paginas web, redes sociales y comunicaciones digitales
- Cualquier empresa pequeña o mediana requiere una sólida presencia en internet. Requiere de una página web y de la participación en redes sociales.
- La página debe ser sencilla y amigable con un diseño moderno. Incluir la información de la empresa, sus productos y servicios, pedi-dos y el contacto de prospectos.
- En el caso de las redes sociales es importante considerar el mismo contenido que la página web y estar preparados para interactuar con clientes, proveedores y público en general.
- En el caso de la comunicación digital, es muy normal utilizar herramientas como WhatsApp y Mensajes de Apple, y para las videoconferencias puedes usar Zoom y Hangouts de Google, estas herramientas funcionan muy bien y ahorran dinero y tiempo,
Tener un modelo digital es primordial para las organizaciones de hoy. Les permite estar al pendiente de las tareas que deben ejecutarse para transformarse en una nueva organización.
Transformar un negocio de esta manera no es una tarea sencilla y requiere de una gran cantidad de coraje y liderazgo visionario. Los elementos principales incluyen: migrar de sistemas locales a nubes híbridas, modernizar el software financiero y operativo, mejorar la experiencia de los clientes al usar la tecnología y crear un entorno de trabajo dinámico y flexible.
Ante la necesidad de implementar el teletrabajo y otras medidas de aislamiento por de la pandemia del COVID-19, muchas empresas han adoptado algunos de estos elementos, utilizando la tecnología por necesidad.
Este desvío forzado de lo que es la dinámica normal del negocio puede que haya sido el primer paso hacia la transformación digital.
Estas 2 tecnologías son las más nuevas.
En la Inteligencia Artificial (IA) se utilizan algo-ritmos con el propósito de crear sistemas que buscan replicar las mismas capacidades que el ser humano. Una tecnología que nos resulta ajena, pero que desde hace unos años está presente en nuestro día a día.
Los robots son un ejemplo. Un buen ejemplo es la personalización de servicios como Netflix o Spo-tify, y desde luego las redes sociales,
Es muy conveniente tener un modelo digital y buscar a un consultor. Seguramente los beneficios serán muchos, menores los gastos y tendrás usuarios satisfechos en un ambiente de cómputo seguro.
El Ing. Sergio Serrano trabajó como Director de Tecnologías de Información para un gran grupo embotellador mexicano por 30 años.
