Es muy importante que en todas las organizaciones exista una política que regule el uso de las computadoras, accesorios y aplicaciones, la cual debe ser escrita y revisada periódicamente por el Gerente del departamento de Tecnologías de Información.
Esta política debe ser publicada en los diversos sitios web internos de la compañía, y de ser necesario, se deben invitar a juntas a toda la organización, para ofrecer una amplia explicación, y de esta manera, que todos las conozcan y puedan resolver las dudas que pudieran tener al respecto.
Para establecer esta política se debe tomar en cuenta algo muy importante que es, cuál es la cultura y la filosofía de la empresa, para que vaya acorde con los valores de la compañía.
Esto es, si la empresa es flexible, pues esta política también deberá ser flexible, pero si la empresa es tradicional o de la vieja guardia, pues de igual manera, las políticas del Departamento de Tecnologías de Información deberán estar acordes a esta forma de pensar de la organización.
De igual manera, esta y todas las demás Políticas del Departamento de Tecnologías de Información, deberán ser comentadas y aprobadas por la Dirección General, o por la Presidencia del Consejo de Administración, según sea el caso.
En esta política, se debe establecer claramente, qué es lo que está permitido y qué es lo que no está permitido realizar en dichos equipos que son propiedad de la compañía, incluyendo si se pueden utilizar para propósitos personales o no.
De esta manera, todos los usuarios sabrán específicamente cuales son las reglas de uso de estos equipos, dispositivos, software y aplicaciones, que son propiedad de la compañía.
Algo que debe quedar muy claro, es que esos equipos son propiedad de la compañía, y no son personales, ya que en algunas ocasiones algunas personas pueden llegar a actuar dando a entender que la computadora o laptop son de ellos, y que pueden instalar lo que ellos quieran, y utilizarlos sin restricciones lo cual no es correcto.
A continuación se propone un ejemplo de una política sobre el uso de los equipos de cómputo, accesorios, software y aplicaciones ERP.
“Los equipos de cómputo, accesorios, software e Internet, son propiedad de la empresa, y deben usarse de manera profesional en todo momento. Con respecto al uso personal de los mismos, si se permite, siempre y cuando se realice de una manera ética y que no implique un consumo significativo de recursos ni que interfiera con el desempeño de labores, ni con las actividades de otras personas.”
Es importante recordar que cada empresa es diferente, por lo que cada organización deberá establecer sus propias políticas. Este artículo, solo tiene como propósito servir como un ejemplo, para que ustedes puedan obtener alguna idea, y adaptarla a sus propias necesidades.
Todos hemos escuchado cual es el estilo de trabajo de algunas compañías como Google, donde sin duda, la cultura de trabajo es más flexible, por lo cual sus políticas de uso de sus equipos de cómputo y accesorios, también deberán ser mas flexibles sin ninguna duda.
Esta política se aplica a todos los equipos de cómputo, accesorios, aplicaciones de software e internet, que sean propiedad de la empresa.
Por ejemplo:
Computadoras de escritorio, computadoras portátiles, monitores de computadora, impresoras, escáneres, teléfonos de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas, discos duros externos, dispositivos de almacenamiento en red, accesorios Bluetooth, unidades de memoria flash, respaldo de batería, televisores inteligentes, servidores, servidores telefónicos, ruteadores, switches de red, puntos de acceso inalámbrico, equipos de telecomunicaciones, salas de juntas, televisores inteligentes, proyectores, equipos AV, equipos GPS, etc.
En esta política, se especifica que está permitido el uso personal de los equipos de cómputo que son propiedad de la compañía, accesorios, aplicaciones, etc., pero siempre y cuando, se haga de una manera profesional que no interfiera significativamente con las labores ni de esa persona ni de otras personas, así como tampoco, que utilice otros recursos de la empresa, como lo puede ser por ejemplo, imprimir una cantidad enorme de papel.
El sentido común indica, que todos pasamos mucho tiempo en la oficina y que en ocasiones, nos tenemos que ver forzados a realizar algún trámite en línea, comprar boletos, ya sea de avión o de autobús, para viajar, enviar mensajes a nuestra familia, etc.
Como dijimos, sería absurdo prohibir que se haga, sin embargo, se debe estar consciente de que para tal efecto, se están utilizando, tanto la computadora que es propiedad de la empresa, el software, una hoja de cálculo o procesador de palabras, la impresora, hojas de papel, energía eléctrica e internet, además del tiempo de los empleados.
Por tal motivo, una recomendación puede ser, permitir que se realicen este tipo de actividades, pero de que se haga de una manera profesional, es decir, limitado a algo normal, sin consumir demasiado tiempo, ni tampoco utilizar demasiado papel para imprimir documentos personales, ni tampoco otros recursos propiedad de la empresa.
Por otra parte, también se debe especificar que todas estas actividades personales, no deben afectar o dañar los sentimientos o creencias de otras personas, evitando abrir páginas web con contenido inapropiado, como pornografía, ni tampoco que utilicen lenguaje grotesco, religioso, violento o discriminatorio.
Como hemos visto, contar con una política de uso de los equipos de cómputo por parte del Departamento de Tecnologías de Información, es muy importante para evitar conflictos y malos entendidos, estableciendo claramente lo que está permitido y lo que no está permitido realizar.
Si usted es el Gerente del Departamento de Tecnologías de Información, recomendamos ampliamente que comience a escribir sus propias políticas, relacionadas con las reglas de uso de la tecnología.
Como ya lo dijimos, es muy importante que exista una comunicación adecuada y saber lo que opina la Dirección General o el Consejo de Administración al respecto, y saber cuáles son sus posturas de manera anticipada.
Por favor, déjenos sus comentarios, y escríbanos para saber qué opina al respecto, y si usted tiene alguna política, o experiencia al respecto, nos gustaría mucho que nos la compartiera para poder enriquecer así a esta comunidad online.
Gilberto Acuña es un profesional de las Tecnologías de la Información y ha trabajado durante más de 30 años en el área de TI, desempeñándose como Gerente de Infraestructura, y Gerente de Tecnología de Información en diversas empresas en México y en Estados Unidos, y en diferentes industrias, como bebidas, restaurantes, energía, entre otras más.
Gilberto también se ha desempeñado como empresario, y como consultor de negocios, y actualmente es consultor de negocios online y de comercio electrónico.
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