El área de Tecnologías de información hoy en día es de gran relevancia para las organizaciones y forma parte sin duda de su éxito o su fracaso, debido principalmente a su importancia operativa y estratégica.
El tener objetivos claros y bien definidos para un Departamento de Tecnologías de Información es crucial y le permite operar de manera mas efectiva, y poder apoyar de manera más estratégica al negocio.
Se requiere tener claramente definido un plan estratégico de largo plazo, el cual puede considerar metas a 1, 3, 5 y quizas hasta 10 años, para el departamento y lo mas importante, que dichas metas y objetivos se encuentren alineadas con las metas y planes de la organización.
Los KPI, mejor conocidos como Key Performance Indicador, o indicadores clave en español, deben ser establecidos y actualizados constantemente en el área de Tecnología de Información, y es muy importantes para poder medir el desempeño del equipo y del departamento.
El Departamento de Tecnologías de Información debe de crear sus propios indicadores que sean adecuados para las operaciones del departamento.
Algunos ejemplos pueden ser,
Porcentaje de proyectos realizados en el tiempo planeado,
Este indicador mide si los proyectos que ejecuta el departamento de Tecnologías de información son realizados a tiempo o no.
Porcentaje de proyectos en presupuesto
Es importante medir si los proyectos son realizados de acuerdo al presupuesto asignado, o si fueron ejecutados arriba del presupuesto o debajo del presupuesto, y forma parte de las métricas de TI.
Porcentaje de proyectos que cumplen las especificaciones
Este indicador mide si los proyectos que fueron ejecutados por parte del Departamento de Tecnologías de información, cumplen o no con los requerimientos de los usuarios. Es importante señalar que definitivamente, si no cumplen con las especificaciones, estos proyectos deben ser considerados como insuficentes o que deben continuar mejorandose hasta alcanzar su propósito.
Retorno de la inversión de los proyectos de Tecnología de Información
El retorno de la inversión debe ser parte importante de cualquier proyecto de tecnología de información. Ciertamente en algunos casos es muy difícil poder medir este indicador, pero en la medida de lo posible, debe establecerse un objetivo y una meta al respecto.
Presupuesto vs Gasto de Tecnologías de Información
El Director o Gerente de Tecnologías de Información debe llevar siempre un control del presupuesto versus lo gastado y cada uno de los proyectos debe medirse de igual manera.
Relación de empleados de soporte entre varios que son atendidos
Este indicador mide la cantidad de empleados de parte del Departamento de Tecnologías de información que ofrece soporte técnico, versus la cantidad total de empleados o de usuarios por parte de la compañía, y permite medir su eficiencia.
Tiempo promedio de reparación y recuperación de fallas
Este indicador se refiere a tener un objetivo máximo para poder solucionar cualquier problema desde la reparación de un servidor, hasta sustituir una computadora de un usuario final.
Tiempo de recuperación objetivo
Este indicador tiene que ver, por ejemplo, con el tiempo de recuperación de una falla, por ejemplo de un servidor, de una computadora para un usuario, de una caída de internet, etcétera, para los cuales siempre debe existir una meta y un objetivo en términos de tiempo.
Las metas del departamento de Tecnologías de Información deben ser SMART por sus siglas en ingles (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Based).
Especificas
Las metas de TI deben de ser lo más claras y precisas posibles.
Medibles
También deben de poder ser medibles, por ejemplo, en tiempo, en porcentaje, en dinero, etcétera.
Alcanzables
Una característica importante de una meta es que debe ser alcanzable, posible, lograble.
Relevantes
Una meta debe ser relevante en el sentido de que debe ser relacionada con las actividades del departamento, y además debe ser importante.
Tener un tiempo definido
Una característica importante de una meta es que debe tener un tiempo de ejecución especifico.
La planeacion de las metas y objetivos se deben establecer en cada una de las areas de TI, como lo son, Aplicaciones, Infraestructura Tecnológica, Seguridad Informática, Soporte Técnico, y Administración de Tecnologías de Información tambien.
Es muy conveniente formar un equipo, el cual puede estar integrado por el Director de TI, el o los Gerentes de TI, y algunos ejecutivos clave para que de este plan estratégico sea lo mas completo.
Parte de este plan debe incluir un plan de sucesión, para aquellos colaboradores que en un futuro mediano, se vayan a retirar de la compañia por antiguedad.
Debe incluir también aquellas tendencias tecnológicas que vayan acorde con las operaciones de la compañia, y que puedan obtener algun beneficio o ventaja competitiva para el negocio.
Por ejemplo, areas como la computación en la nube, planes de recuperación de desastres, deben estar incluidos también en este plan estratégico.
También es importante resaltar, que todas las metas y objetivos del departamento de Tecnologías de Información deben estar incluidas precisamente en el presupuesto anual de TI, el cual debe ser revisado y aprobado por la Dirección General o de Finanzas, de lo contrario no podrán ser ejecutadas adecuadamente.
Infraestructura de red
Instalar una infraestructura tecnológica moderna que ofrezca un acceso fácil a los recursos de la Información.
La infraestructura de red, debe permitir conectividad en todo momento y desde cualquier lugar a todos los usuarios a todos los recursos de la empresa desde el correo electrónico, o sistema ERP, el sistema telefónico, y cualquier otro recurso tecnológico de la empresa.
Colaboración
Habilitar la colaboración entre los colaboradores incrementando la productividad de los mismos.
Ciber Seguridad
Proteger la integridad de la información y los activos de tecnología, ofreciendo una infraestructura tecnológica segura y confiable que permita el acceso a la información de una manera fácil y segura desde cualquier lugar y en todo momento.
Es decir que la seguridad de la Información siempre facilitar el trabajo de las personas habilitando lo mejor posible, el acceso a los recursos que requiere la empresa, pero siempre con seguridad.
Computación en la Nube
Ir al modelo de computación en la nube de manera centralizada para mejorar las operaciones de TI y apoyar en el cumplimiento de las metas del negocio, en cuanto a disponibilidad y seguridad de los servicios de TI.
Movilidad
Mejorar el acceso remoto de manera segura de los dispositivos móviles para una adecuada disponibilidad de los recursos de tecnología.
Aplicaciones
Asegurar un desempeño eficiente y efectivo de las operaciones y los servicios administrativos del negocio.
Análisis de Datos
Promover un enfoque hacia la la toma decisiones mediante el análisis de la información a traves de las herramientas tecnológicas adecuadas.
Help Desk
Mejorar el servicio de soporte tecnico a través de un proceso simplificado, rápido y eficaz capaz de atender las necesidades tecnologicas del usuario final de manera oportuna.
IT Management
Mejorar continuamente la administración de TI para transformar los servicios tecnológicos que se ofrecen a los usuarios de la empresa.
Establecer políticas y procesos claros y bien definidos, que permitan alinear los proyectos y procesos de TI, con las necesidades de los usuarios y los objetivos y metas de la empresa.
RRHH
Construir coma desarrollar y retener los colaboradores con talento y experiencia el Departamento de Tecnologías de Información.
- Adquirir, instalar y actualizar los servidores de operaciones durante el próximo año
- Concluir con la instalación y capacitación del nuevo módulo del sistema financiero en todas las unidades de negocio para el próximo año.
- Concluir con el proyecto de virtualización y optimizacion de servidores en el centro de datos para el fin de este año.
- Adquirir e instalar X computadoras de escritorio y Y computadoras portátiles para sustituir equipos obsoletos.
- Actualizar la plataforma de seguridad de informática para protección contra virus en todas las unidades de negocio.
- Desarrollar un sistema de administración de identidad a nivel en todas las unidades de negocio para mejorar la ciberseguridad y facilitar el acceso a los sistemas y aplicaciones.
- Concluir con la actualización de enlaces digitales internet sustituyendo los enlaces de cobre por fibra óptica en el próximo año.
- Concluir con la implementación del sistema de ventas dotando de la plataforma requerida a la ruta faltantes, el próximo trimestre.
- Concluir con la implementación del nuevo plan de contingencia en caso de falla de servidores.
- Concluir con el entrenamiento a todos los usuarios en la nueva plataforma tecnológica en Google Workspace.
- Instalar nuevas salas de videoconferencia en todas las unidades de negocio.
Cómo podemos ver tener muy claro las metas y objetivos del departamento de tecnología de información es muy importante para poder dirigir todos los esfuerzos y todas las iniciativas Asia las metas y objetivos del negocio.
Las metas anuales deben ser revisadas y aprobadas por la Dirección General o por la Dirección de Finanzas, y previamente deben de hacer también comentadas con los Directores o Gerentes de los otros departamentos que estén involucrados, por ejemplo Ventas, Finanzas, Recursos Humanos, Producción, Logística, etc.
