Antecedentes
Cuando te encuentras a cargo de las operaciones de TI y te informan de la salida de un miembro de la empresa, surgen tareas críticas como cambiar contraseñas para evitar el acceso no autorizado a cuentas de correo electrónico.
Si te sientes perdido en este proceso, este artículo está diseñado para guiarte. Basado en experiencias reales, aquí encontrarás pasos concretos para eliminar una cuenta de correo electrónico de Google Workspace de manera efectiva sin perder datos. ¡Asegurémonos de que este proceso no sea un dolor de cabeza!
Para comenzar, es esencial preparar los siguientes aspectos:
Acceder a la cuenta que será eliminada, cambiando la contraseña. Esto se hace en Google Admin, seleccionando al usuario en cuestión. Anota la nueva contraseña, reemplaza los correos y números de recuperación.
Habilitar el protocolo IMAP en ambas cuentas, tanto la que será eliminada como la que recibirá los datos. En la cuenta que será eliminada, accede a Configuración > Ver todas las configuraciones > Acceso IMAP. Asegúrate de habilitar IMAP y no limitar el tamaño de la carpeta.
Vuelve a Google Admin y deshabilita las medidas de seguridad en la cuenta a eliminar, como la verificación en dos pasos y la verificación de identidad.
Una vez preparados, sigue estos pasos:
- Primero, ir a Google Admin, para lo cual puede hacer clic en el siguiente enlace.
https://admin.google.com/ac/home - Desde ahí, ir a Usuarios
- Normalmente, el primer paso que debe hacer es cambiar la contraseña y evitar que el usuario que ya salió de la empresa, tenga acceso a sus correos electrónicos a partir de este momento. Para hacer esto, por favor haga lo siguiente:
De la lista de usuarios, deberá seleccionar el usuario que se eliminará y, restablecer la contraseña.
Recomiendo no marcar la casilla que indique que se le pida al usuario que cambie la contraseña cuando inicie sesión.
Tome nota de la nueva contraseña, ya que la necesitará un poco más adelante en este mismo proceso. - Una vez hecho esto, estará listo para eliminar al usuario. Para eliminar el usuario, primero necesitaremos migrar los correos electrónicos y los documentos del usuario. Para ello, puede ir al usuario que desea eliminar y seleccionar Eliminar usuario
- Desde el menú, selecciona Migrar el correo electrónico existente del usuario.
- En el primer campo, por favor siga adelante y haga clic en Agregar usuario
- Desde aquí, deberá ingresar: el correo electrónico de origen (el correo electrónico que desea eliminar y desde el cual se van a migrar los datos), la contraseña y el correo electrónico de Google Workspace (la cuenta que recibirá los correos electrónicos y documentos).
- Ahí se iniciará el proceso de migración de datos, lo cual puede tomar un tiempo dependiendo de cuántos correos electrónicos van a transferirse.
- Una vez finalizado, puede continuar y transferir el resto de la información. Para esto, seleccione Transferir, desde Datos en otras aplicaciones. Continúe y seleccione el usuario al que desea transferir datos (por ejemplo, el jefe o supervisor o reemplazo de la persona que salió de la organización).
- Seleccione los datos a transferir:
Google Docs, recomendaría incluir los archivos que no se comparten con nadie
Calendario, recomendaría también liberar todos los recursos de calendario reservados en eventos organizados por el usuario
Las cuentas de marca, las cuentas de marca y sus datos se transferirán a un nuevo propietario
Looker Studio incluye recursos que no se comparten con nadie
- Cuando esté listo, continúe y haga clic en ELIMINAR USUARIO para comenzar con la transferencia de los datos restantes.
- Recibirá una notificación similar a esta:
“Los datos de este usuario están siendo transferidos. Recibirá un correo electrónico cuando esté completo y el usuario sea eliminado.
Cuando la transferencia aún esté en curso, la cuenta del usuario se suspenderá para evitar que acceda a su cuenta.
Después de la eliminación, tiene 20 días para restaurar la cuenta, después de lo cual todos los datos se eliminarán de forma permanente.”
- Recibirá un correo electrónico con una notificación diciendo que la eliminación de la cuenta de Google Workspace fue exitosa.
Después de la transferencia, asegúrate de redireccionar correos electrónicos entrantes. Agrega la dirección de correo eliminada como correo alterno en la cuenta del supervisor o reemplazo para asegurar la continuidad de las comunicaciones.
Eliminar una cuenta de Google Workspace es un proceso meticuloso, pero siguiendo estos pasos, puedes asegurarte de que se realice sin problemas.
