Durante mi carrera profesional en el área de TI he tenido la oportunidad de desempeñarme como Gerente de TI, así como de Gerente de Infraestructura de Tecnologías de Información y como Consultor, en diversos tipos de empresas, desde startups hasta multinacionales, en México y los EEUU, por lo cual ahora les compartiré mi experiencia en la Administración de TI en cuanto a cómo preparar adecuadamente un buen presupuesto de Tecnologías de Información en una organización.
Espero que este artículo sirva de consulta, para que ustedes también puedan preparar su propio presupuesto de Tecnologías de Información, para lo cual trataré de transferirles todos los tips y conocimientos que he adquirido en mi carrera durante más de 30 años como profesional de TI.
El objetivo de tener un presupuesto de Tecnologías de Información es muy simple. Todas las organizaciones deben ser capaces de poder planear sus gastos e ingresos, para poder asegurar un adecuado flujo de efectivo que permita operar el negocio de la mejor manera posible.
Es por tal motivo que todos los departamentos de una organización, incluyendo el área de Tecnologías de Información, deben preparar anualmente su presupuesto de operación, en el caso de TI, las inversiones y gastos de tecnología.
Idealmente el presupuesto de TI, se debe preparar, discutir, analizar y depurar durante el segundo semestre del año financiero, con el propósito de presentarlo a la Dirección General o de Finanzas para su aprobación, a finales del año o principios del siguiente año, por ejemplo, Diciembre o Enero.
Otro punto muy importante es que el presupuesto debe ser preparado de tal forma que incluya los meses en los cuales se piensa gastar cada una de las partidas o de los proyectos.
Es decir se debe realizar una planeación mensual y partida por partida, de tal forma que nos permita identificar cuáles gastos y cuales inversiones se van a ir realizando en cada mes.
Todos los gastos e inversiones que se desean realizar en el siguiente periodo financiero de 12 meses, deben estar incluidos en ese presupuesto, de lo contrario no podrán ejercitarse.
Normalmente el presupuesto de TI debe irse preparando poco a poco con anticipación, durante varios meses, siendo lo más detallado posible, para que en el momento adecuado pueda ser presentado a la Dirección General o de Finanzas, para su aprobación.
La forma en que debe ser preparado el presupuesto de TI debe ser, incluyendo todos y cada uno de los proyectos, gastos e inversiones que pretenden realizarse en el siguiente año financiero.
Por ejemplo, deben incluirse la cantidad de computadoras, impresoras, dispositivos de red, gastos de enlaces de Internet, software, y en general, cualquier gasto o inversión en tecnología que se pretenda adquirir en el siguiente año.
Esta lista debe ser lo más extensa y detallada posible, y debe separarse de acuerdo a las cuentas contables a las cuales corresponde cada uno de estos gastos.
Ahora, es importante mencionar aquí que, se deben de tener las cotizaciones de manera anticipada, de todos y cada uno de los equipos, herramientas, accesorios, software, etc., qué se desean adquirir.
Además, como recomendación, siempre es muy conveniente poner en el presupuesto los precios un poco arriba de la cotización, ya que debemos recordar que estamos preparando un presupuesto para 12 meses, por lo que los precios pueden cambiar y de esta manera podemos estar protegidos contra estos cambios.
Es muy importante que, antes de preparar el presupuesto de TI, se tengan con claridad la lista actualizada de los inventarios de las computadoras, impresoras, switches, ruteadores, firewalls, access points, software, y en general de todo el hardware y software propiedad de la empresa.
De igual manera, se deben considerar las fechas en las cuales fueron adquiridos dichos equipos, para poder hacer una planeación adecuada de sustitución de equipos, la cual por ejemplo, lo más común es que una computadora se sustituya a partir de los 4 o 5 años de operación, dependiendo si se trata de una PC con Windows o Mac.
De igual manera, es muy importante que el Gerente de TI se reúna periódicamente, con los Directores o Gerentes de otros departamentos, para conocer de primera mano, cuáles son los proyectos de cada uno de ellos, para poder incluirlos como parte del presupuesto de Tecnologías de Información para el próximo periodo de 12 meses.
Uno de los puntos muy importantes sobre los cuales se debe de fundamentar el presupuesto de TI, es sin duda alguna, la definición de las cuentas contables que correspondan a TI.
Con esto me refiero a que deben estar claramente identificadas cuáles son las cuentas contables en las cuales se debe hacer el registro de todos los gastos e inversiones que realice el departamento de tecnología de la Información.
Por ejemplo, debe quedar muy claro a cuales cuentas contables van ser registrados los gastos de Internet, computadoras, impresoras, etc.
Adicionalmente el presupuesto de Tecnologías de Información debe considerar 2 cosas muy importantes: las Inversiones de Capital (CAPEX) o en Activo Fijo y los Gastos de Operación (OPEX).
Dentro de las inversiones de capital (CAPEX), normalmente las que corresponden al Departamento de TI, son incluidas como activos fijos, y como tal, deben ser cuidadosamente revisados de acuerdo con la ley fiscal vigente de cada país para poder verificar de acuerdo a la ley, cuáles inversiones puedes ser consideradas en esta categoría.
En cada país, la legislación fiscal es diferente, y existe un límite máximo del costo de la adquisición para que pueda ser considerado como gasto de operación, por lo que es muy importante tener en cuenta lo anterior.
Deben considerarse como inversiones en activos fijos, todas aquellas inversiones que no puedan deducirse en el mismo período en el cual fueron adquiridos, y deban ser depreciados fiscalmente durante un periodo más largo de varios años.
Es importante señalar que lo que más conviene normalmente a las empresas, es poder deducirlos como gastos de inmediato, por lo cual, puede ser más conveniente que sean considerados como Gastos de Operación, cuando sea posible.
En estas cuentas contables deben ser clasificados todos aquellos activos que como su nombre indica van a ser incluidos como parte de las cuentas de activo fijo en el Balance General.
Por otra parte, los gastos que sí puedan ser depreciados fiscalmente en el mismo período fiscal en el cual fueron adquiridos, van a ser considerados como parte del presupuesto de operación de Tecnologías de Información.
Como un ejemplo, en los EEUU, las computadoras pueden ser consideradas Gasto de Operación, y ser deducidas 100% durante el mismo periodo.
En esta clasificación pueden clasificarse los gastos del servicio de Internet, gastos de suscripciones de software, como MS Office, el ERP o CRM, y aquellas adquisiciones de accesorios tecnológicos, entre otras muchas más.
Por tal motivo debe haber un acuerdo entre el área de contabilidad y el área de Tecnologías de Información para poder clasificar cuáles van a ser considerados activos fijos y cuáles son los gastos de operación.
A continuación me voy a permitir iniciar con una lista que no pretende ser extensiva sino mas bien, que pretende servir como un ejemplo de lo que pueda ser considerado como inversiones de capital o activos fijos en el área de Tecnologías de Información.
Adquisición de Equipos de Cómputo, Servidores e Impresoras
Como parte del plan de renovación de servidores, computadoras de escritorio, laptops o impresoras de una organización, se puede planear la sustitución de algunos equipos que pueden estar llegando al final de su vida útil para lo cual deben incluirse en el presupuesto anual de Tecnologías de Información.
Inversiones en Infraestructura de red de voz y datos
Aquí podemos incluir aquellos equipos de red como switches, firewalls, access points, ruteadores, radios, torres y antenas de comunicación, y en general, cualquier otra inversión que, de acuerdo con la planeación de los nuevos proyectos o bien por obsolescencia, deberían de ser sustituidos por equipos nuevos.
Ahora bien, también aquí pueden ser incluidas todas las inversiones para dotar de cableado de voz y datos nuevo para un edificio o una oficina nueva que se vaya a construir o que se vaya a adecuar Incluyendo los gabinetes, el cableado, los conectores y la mano de obra que corresponda.
Inversiones en Telefonía Fija y Celular
Y en cuanto a las inversiones de telefonía aquí se pueden considerar la compra de conmutadores telefónicos nuevos, servidores de voz IP, que de acuerdo a la planeación, se requieran adquirir.
Es importante mencionar que se deben de separar lo que son las inversiones en equipos de lo que fue en los gastos de telefonía de la compañía, los cuales normalmente no deben ser asignados al área de Tecnologías de Información.
Ahora a continuación vamos a entrar en mayor detalle en lo que puede ser considerada como un Gasto de Operación de Tecnologías de Información.
Nuevamente es muy importante verificar con el área contable o fiscal cuáles pueden ser considerados gastos y cuáles deben ser considerados inversiones de Tecnologías de Información.
Aquí es muy común que los gastos de operación de TI sean efectuados de manera mensual, bimestral, trimestral, semestral, o anual, por lo cual es muy importante verificar la frecuencia de estos gastos.
Por ejemplo, los gastos por enlace de voz y datos son rentas que se pagan mensualmente, o también por ejemplo, las licencias de software pueden ser mensuales, trimestrales, o anuales.
Gastos por enlaces de voz y datos
Aquí podemos incluir lo que se paga por servicios de enlace de datos, enlaces de Internet, enlaces privados, enlaces celulares, etc., y en general cualquier servicio que nos permita conectarnos a internet, y transmitir voz o datos por ese medio.
Aquí normalmente se incluyen servicios de empresas como AT&T, Comcast, T-Mobile, por mencionar algunos proveedores en los EEUU.
Gastos de telefonía fija y celular- licencias de telefonía, mantenimiento y compra de aparatos telefónicos y celulares
En cuanto a los gastos de telefonía fija y celular, se deben incluir aquí los gastos de mantenimiento al sistema telefónico, incluyendo compra de nuevos aparatos telefónicos, así como la licencias de software que se puedan requerir para crecer o seguir operando el sistema telefónico de la empresa, así como los celulares que fueron asignados por parte de la empresa.
Debemos de ser muy cuidadosos de no incluir aquí los gastos de las llamadas telefónicas que incurre una compañía ya que estos gastos definitivamente no corresponden al área de TI.
Gastos de Software – licenciamiento, suscripciones, contratos de mantenimiento de software
El software requiere pagar licenciamiento o renta mensual por lo cual deben ser incluidas todas las licencias de software, y en general, todos los gastos del software que incurre la empresa de como por ejemplo, Microsoft Windows, MS Office, Google Workspace, y todas aquellas aplicaciones que no fueron desarrolladas por la empresa, como por ejemplo el ERP, CRM, o aplicaciones de ventas, de producción, almacenes, etc.
Este es uno de los puntos más importantes en el presupuesto de Información, y la lista debe ser muy rigurosa para no omitir ningún software por lo cual es muy importante tener un inventario actualizado del software que nos permita tener un mayor control del presupuesto de Tecnologías de Información.
Gastos de Recursos Humanos de TI – Salarios del personal de TI, gastos de capacitación y entrenamiento
Los sueldos y salarios del personal de TI sin duda alguna son uno de los aspectos más importantes que deben de ser considerados como parte del presupuesto de Tecnologías de Información.
Normalmente los sueldos y salarios son uno de los gastos que mayor cuidan las organizaciones, y en momentos en que hay que recortar gastos, sin duda alguna este es uno de los primeros en revisar.
Gastos de impresión
Los gastos de impresión deben siempre también ser vigilados minuciosamente por el Gerente o el Director de Tecnologías de Información, y aquí en este rubro pueden ser incluidos los gastos del mantenimiento de las impresoras, los gastos del tóner y cartuchos de tinta, etc.
Accesorios de tecnología
También deben de ser incluidas todas las compras menores de Tecnología de Información que en muchas ocasiones representan un gasto importante pero que debe ser constantemente vigilado mes a mes.
Por ejemplo, aquí se pueden incluir accesorios como memorias USB, cables de red, tabletas, monitores, cámaras web, y un largo etcétera.
Gastos de Consultoría Externa y de Mantenimiento
Otro punto importante que no debe ser dejado aparte son todos los gastos de asesoría externa y de mantenimiento que tenga la empresa para hardware y para software y deben de ser incluidos como parte del presupuesto de Tecnologías de Información.
Como ejemplo, puede ser que se requiera contratar a algún consultor para revisar el área de Seguridad Informática, o bien para implementar cualquier proyecto, como puede ser, un servicio de respaldos de datos, o computación en la nube, solo por mencionar algunos.
Como ya hemos visto, preparar el presupuesto de Tecnologías de Información es un proceso muy arduo y debe ser revisado constantemente, por lo cual debe mantenerse actualizado permanentemente.
Es muy importante tener un control estricto de lo gastado contra lo presupuestado, partida por partida, y mes a mes, para evitar exceder del presupuesto autorizado.
A veces, puede ser conveniente cancelar algunas partidas que no se vayan a utilizar, pero ese presupuesto puede ser reutilizado en otros proyectos de mayor necesidad para la empresa o alguna emergencia.
El presupuesto de TI, una vez que ha sido elaborado, debe ser sometido a aprobación por parte de la Dirección General de la empresa, o bien por la Dirección de Finanzas.
Ahora bien, el hecho de que el presupuesto haya sido autorizado para todo un año, esto no significa que el área de TI pueda gastar este presupuesto de manera automática.
Por el contrario, las buenas prácticas y una buena recomendación, es que cada mes se debe someterse nuevamente a autorización a la Dirección General o de Finanzas, para que se apruebe lo correspondiente al mes siguiente.
Como hemos visto el presupuesto de Tecnologías de Información debe ser cuidadosamente elaborado y monitoreado por el Director o por el Gerente de Tecnologías de Información.
El objetivo es constantemente ir midiendo lo gastado contra el autorizado, de tal manera que exista disciplina en el gasto y evitar excederse de lo autorizado por la Dirección General.
La administración de un buen presupuesto de TI requiere mucha planeación y mucho control por parte del Director o del Gerente de Tecnologías de Información.
Es muy importante que cualquier proyecto, cualquier gasto o cualquier inversión, previamente haya sido considerado como parte del Presupuesto de TI, ya que lo contrario, el tener que gastar algo que no está presupuestado, crea un estrés financiero adicional para la empresa y obliga a obtener recursos que no tenía considerado.
