El software es uno de los temas más importantes con los cuales debe haber una regulación por parte del Departamento de Tecnologías de Información para una organización.
Es muy importante que el Departamento de Tecnologías de Información regule este y todos los temas en general, relacionados con la tecnología, estableciendo claramente cuáles son las políticas de uso permitidos y no permitidos en una organización.
De igual manera, es importante resaltar la importancia que tiene, que ésta y todas las demás políticas del departamento de tecnologías de información, sean ampliamente divulgadas y conocidas por el resto de la organización.
Para tal efecto, es muy conveniente que sean publicadas en los diversos sitios web internos, que sean comunicados adecuadamente a través del correo electrónico, y también mediante la realización de juntas, donde se explique y se resuelvan todas las dudas al respecto por parte de los usuarios del resto de la organización.
Algo que se debe de considerar en relación con el uso de software sin diferencia, es que implica un riesgo legal muy fuerte para la compañía, y se debe evitar a toda costa su uso.
De igual manera, debe quedar plenamente establecido quién es el responsable de la autorización, y de dónde saldrá tanto el presupuesto como los fondos para la adquisición de todo el software que requiera la organización.
Como en el resto de las políticas, siempre se debe de considerar como es la compañía, cuáles son sus valores, cuál es su filosofía.
Además, por cuestión de orden, es muy importante que se defina quién es el responsable de autorizar la compra y el uso de todo el software a utilizar a la compañía.
El propósito de esta política es definir claramente todos los lineamientos relacionados con el uso del software para una organización.
Quién es el responsable de autorizar la compra, bajo qué esquema de licenciamiento, quien y quienes van a utilizar y a instalar dicho software, quien va a dar mantenimiento, y en general, todo relacionado con el uso de favor en una compañía.
De igual manera, debe quedar claro cuál es el procedimiento que deben de seguir los usuarios cuando necesite utilizar un software, a quien se lo deben de solicitar, y cuál es el procedimiento de autorización de dicho software.
Esto es porque en muchas ocasiones, el que tiene conocimiento pleno de todo el software que utiliza la compañía y tiene la visión completa, es el departamento de tecnología de información, y en muchas ocasiones los usuario no saben y piensan que es un software que ellos necesitan es la mejor opción cuando en realidad información ya el Departamento de TI quizás ya tenga otra opción mejor, que inclusive ya pudiera estar comprado.
A continuación, les menciona un ejemplo de una política sobre el uso de favor, sin licencia que pudiera ser utilizado para cualquier organización, independientemente de su tamaño, ya que esto aplica para todos.
“La adquisición, instalación, desinstalación y capacitación de todo el software que requiere la organización, debe ser gestionado y realizado por el Departamento de Tecnologías de Información”.
“De igual manera, debe quedar claramente escrito que no está permitido el uso de software sin licencia, porque es ilegal y crea responsabilidad para la empresa.”
Definitivamente, cada empresa es diferente, por lo que esta política solamente pretende ser un ejemplo, para que ustedes puedan adaptarlo a sus propias necesidades y generar sus propias ideas, de acuerdo a la cultura y a los valores de su propia empresa.
Esta política debe utilizarse para todo tipo de software, no solamente para el software comercial más común que normalmente utilizan las compañías, como lo es el software de Microsoft, Adobe, Google, Symantec, etc. sino que en general, debe aplicar para cualquier tipo de aplicaciones como por ejemplo, software para:
Por ejemplo:
Computadoras personales de escritorio, computadoras portátiles, monitores de computadora, impresoras, escáneres, teléfonos de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas, discos duros externos, dispositivos de almacenamiento en red, accesorios Bluetooth, unidades de memoria flash, respaldo de batería, televisores inteligentes, servidores, servidores telefónicos, ruteadores, switches de red, puntos de acceso inalámbrico, equipos de telecomunicaciones, salas de juntas, televisores inteligentes, proyectores, equipos AV, equipos GPS, etc.
Existe una gran diversidad de software, que puede ser utilizado en todas las áreas y departamentos de la de organización, pero por el momento nos referiremos principalmente a sistemas operativos, software de productividad, como hojas de cálculo, procesadores de palabras, software para presentaciones, correo electrónico, software de seguridad informática como antivirus, firewalls, software para celulares en la cual existe una gran diversidad de opciones, y un largo etcétera.
También existen software para diseño gráfico, para desarrollo de páginas web, comercio electrónico, para SEO y optimización de Google, y en general para cualquier software cuyo esquema de licenciamiento sea gratuito o pagado.
El uso de software ilegal pudiera representar consecuencias muy graves para la compañía, tanto en lo económico como en su reputación.
Lo que no queremos es que en una eventualidad llegue a existir una auditoría por parte de entidades que revisan el uso de software sin licencia, como por ejemplo, la Business Software Alliance, o BSA por sus siglas en inglés.
Por tal motivo, únicamente el Departamento de Tecnologías de Información es el que tiene el conocimiento y la responsabilidad de no permitir software sin licencia en ningún equipo propiedad de la compañía.
Este importante mencionarlo, porque de acuerdo a mi experiencia, mucho me ha tocado ver que en algunas ocasiones, algunas otras áreas o departamentos de la misma organización, de forma autónoma y sin consultar al área de TI, adquieren tanto hardware como software de manera independiente, lo cual inclusive puede generar otro tipo de problemas, como lo es, problemas con la configuración en la red corporativa, pudiendo llegar a generar algunos conflictos de direcciones IP, etc.
Luego también en el tema del presupuesto, ya que todas las compras de software deben quedar debidamente registradas en el presupuesto del Departamento de TI.
Como ya lo dijimos, en este y otros artículos, es muy importante contar con políticas para el uso de la tecnología en una organización.
De esta manera se evitan malos entendidos, duplicidad, y de cierta manera queda claramente establecido cuáles son las responsabilidades de cada quien en una organización.
Si usted es un Gerente de Tecnologías de Información, esta es una de las tareas más importantes a realizar, y muy frecuentemente son olvidadas, por las cuales se deben de fundamentar las operaciones del departamento de tecnología de la información.
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Gilberto Acuña es un profesional de las Tecnologías de la Información y ha trabajado durante más de 30 años en el área de TI, desempeñándose como Gerente de Infraestructura, y Gerente de Tecnología de Información en diversas empresas en México y en Estados Unidos, y en diferentes industrias, como bebidas, restaurantes, energía, entre otras más.
Gilberto también se ha desempeñado como empresario, y como consultor de negocios, y actualmente es consultor de negocios online y de comercio electrónico.
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