Como ya lo hemos venido comentando en otros artículos, es muy importante que el Departamento de Tecnologías de la Información, establezca claramente cuáles son las políticas que involucran las diversas actividades relacionadas con la tecnología.

En este caso, vamos a hablar sobre la política para la adquisición de computadoras, dispositivos móviles, accesorios, y aplicaciones de software en una organización de tamaño, pequeño o mediano.

La divulgación de esta política es muy importante y debe realizarse en páginas web internas, ser enviada por correo electrónico, y debe ser ampliamente divulgada y comentada, junto con el resto de las políticas del departamento, para que todo el mundo las conozca y resuelva las dudas que pueda tener al respecto.

Lo que en mi opinión, sí debe quedar muy claramente establecido, es que debe haber un responsable para todos los relacionado con la tecnología, ya que de esta manera es posible tener una estrategia clara que ayude al crecimiento de la organización.

Con respecto a esta política, en nuestra experiencia, es muy importante que se considere cuáles son los valores y la filosofía de la empresa, ya que la política debe ser escrita de acuerdo con dichos valores y creencias.

Es también importante señalar que debe haber una alineación por parte de los dueños de la empresa, la alta dirección, o por el consejo de administración de todas y cada una de las políticas del departamento de tecnología de información.

En esta política, vamos a establecer claramente quién es el responsable de la adquisición, instalación y actualización de todos los equipos de cómputo, accesorios, y aplicaciones de software que son propiedad de la compañía.

De esta manera, evitaremos malos entendidos, duplicidad de funciones, y habrá una mayor claridad sobre cuáles son los procedimientos para la solicitud de nuevos equipos de cómputo, y cualquier otra necesidad relacionada con la tecnología por parte de los usuarios.

Debe quedar claramente establecido quién y cuáles son los procedimientos autorizados y cuáles son los canales adecuados para el trámite de compras, instalación de software, y cualquier otra necesidad relacionada con la tecnología.

A continuación se propone un ejemplo de una política sobre la adquisición de las computadoras, dispositivos electrónicos, aplicaciones de software, y en general, cualquier otro.

“Todas las computadoras, dispositivos electrónicos, software y sistemas, deberán ser comprados, instalados, actualizados y des-instalados por el Departamento de Tecnología de la Información. Por tal motivo, cualquier solicitud relacionado con la Tecnología de Información, debe ser dirigido al Departamento de TI”

Definitivamente, cada caso es diferente, así que esta política solamente pretende ser un ejemplo, para que ustedes puedan adaptarlo a sus propias necesidades y generar sus propias ideas, de acuerdo a la cultura y a los valores de su propia empresa.

Esta política se aplica para la adquisición de cualquier equipo de cómputo, accesorios, aplicaciones de software e internet, que sean propiedad de la empresa.

Los equipos que son propiedad de la compañia, y que deben ser adquiridos, instalados y actualizados por parte del departamento de TI son los siguientes:

Por ejemplo: 

Computadoras personales de escritorio, computadoras portátiles, monitores de computadora, impresoras, escáneres, teléfonos de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas, discos duros externos, dispositivos de almacenamiento en red, accesorios Bluetooth, unidades de memoria flash, respaldo de batería, televisores inteligentes, servidores, servidores telefónicos, ruteadores, switches de red, puntos de acceso inalámbrico, equipos de telecomunicaciones, salas de juntas, televisores inteligentes, proyectores, equipos AV, equipos GPS, etc.

Esta política tiene como principal finalidad, definir que únicamente el departamento de tecnologías de información es el encargado de adquirir cualquier equipo de cómputo, accesorios, y aplicaciones de software para toda la organización.

De esta manera se evita la posibilidad de que haya otro departamento que tenga necesidades específicas y presupuesto, tomen acción y adquieran lo que necesiten relacionado con la tecnología sin la intervención de este departamento.

En nuestra experiencia, esto ha sucedido y tiene diferentes inconvenientes, ya que en muchas ocasiones otros departamentos pueden llegar a comprar servidores, computadoras, equipos de red, son software, que eventualmente pueden interferir con la operación de la red, además de no ir alineado con la estrategia en cuanto a marcas y estándares establecidos por el departamento de tecnología de información.

El área de tecnología de información ya tiene establecidos cuáles son sus estándares, en cuanto a marca, equipo de operación, lineamientos, en cuanto a seguridad informática, direccionamiento, Zip, etc., por lo cual el hecho de que haya alguien adquiriendo o instalando equipos sin la intervención y autorización del departamento de tecnología de información, puede poner en riesgo la operación de la empresa, como ya lo dijimos anteriormente

Además, aquí viene también el tema del presupuesto, que todas las compras y todo el equipo tengo ya debe ser adquirido y registrado en el sistema de contabilidad, debajo de las cuentas de tecnologías de información, lo cual permite tener un mayor control de los gastos y de las inversiones en tecnología.

Como hemos visto en este artículo, el contar con una política sobre la adquisición de tecnología, es muy importante para evitar conflictos y malos entendidos, logrando de esta manera, una mejor operación de la empresa. En cuanto a la tecnología se refiere.

Si usted es el encargado o el gerente de tecnologías de información, es muy importante que considere esto como parte de las políticas de su departamento.

Como ya lo mencionamos anteriormente, todas las políticas y los lineamientos deben estar alineados con la forma de ser y la forma de pensar de su organización, de tal manera, que debe existir el visto bueno por parte de los dueños de la empresa, de la alta dirección, o del consejo de administración.

Por favor comparte este artículo si piensa que alguien de sus contactos no puede ser de utilidad, y por favor déjenos sus comentarios y díganos qué opina al respecto. De igual manera no sería de gran utilidad que nos compartiera sus experiencias al respecto para enriquecer aún más a nuestra comunidad online.

Gilberto Acuña es un profesional de las Tecnologías de la Información y ha trabajado durante más de 30 años en el área de TI.

Se ha desempeñado como Gerente de Infraestructura, y Gerente de Tecnología de Información, en diferentes industrias, como bebidas, restaurantes, energía, entre otras más, y en empresas grandes, medianas y pequeñas, tanto en México como en Estados Unidos..

Gilberto también es empresario, y actualmente es consultor de TI y de negocios online y de comercio electrónico.

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