Mitel ofrece grandes herramientas y fáciles de usar para un buen control de llamadas que ayude a su organización a tener un sistema de comunicación ágil y confiable.
La respuesta automática es una característica muy útil que le permite responder llamadas entrantes automáticamente sin necesidad de tener una operadora o recepcionista que físicamente se encuentre contestando las llamadas entrantes a la organización.
La función de la Operador Automático es tomar la llamada de manera automática y responder con un saludo de voz previamente grabado y que le informe a la persona que llama las opciones disponibles en la llamada, como por ejemplo, un listado de extensiones a las que puede desear llamar.
Esto liberará a la operadora de tener que responder todas las llamadas entrantes liberándola para que pueda realizar otras actividades.
Mitel Networks Corporation – Mitel Connect Director
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Para visitar este sitio web, haga clic aquí:
https://www.shoretel.com.
En caso de que necesitamos asignar un DID – (Direct Incoming Dialing por sus siglas en inglés) a una función de Operador Automático, mediante el cual, cuando alguien llama a la compañía, le responderá automáticamente una grabación de voz, con un menú para que la persona que llama pueda elegir a qué extensión le gustaría ser redirigido.
Creación de un nuevo DID
Lo primero que debemos hacer es crear un nuevo rango de DID.
Ir a Administración, Troncales, Grupos de Troncales y Rangos DID.
Luego debe hacer clic en Nuevo.
En la ventana General, deberá completar los siguientes campos:
– Grupo de troncales (normalmente sería PRI)
– Número de teléfono base, en este caso, este es el número DID que queremos que nos responda nuestro Sistema de Operadora Automática.
– Cantidad de números de teléfono, que normalmente puede ser 1
Crear la Operadora Automática
Después de esto, necesitamos crear la Operadora Automática.
- Ir a Administración, Funciones, Operadora Automática.
Luego haga clic en Nuevo.
Desde la Sección General, deberá ingresar los siguientes campos:
– Nombre de la Operadora Automática,
– Número de extensión que se le asignará a la Operadora Automática (puede elegir cualquiera disponible)
– También deberá habilitar el DID,
– Luego deberá elegir el DID que se creó en el paso anterior.
– Puede dejar el resto de campos como están.
– Guardar los cambios.
El siguiente paso será programar la funcionalidad de los horarios de trabajo y de descanso, para lo cual por favor vaya a la sección HORAS DE OPERACIÓN.
Se le pedirá que seleccione el Horario en Horario.
Ingrese el Tiempo de espera, en este caso, recomiendo 8,000 milisegundos.
Puede ingresar un mensaje de texto, que será la base de la grabación que los usuarios escucharán cuando la operadora automática responda.
Puedes escribir algo como esto:
“Gracias por llamar a ABC. Si conoce la extensión de la persona con la que intenta comunicarse, márquela ahora. De lo contrario,
– Para la Persona A, presione 1.
– Para la Persona B, presione 2.
– Para cualquier otro, presione 0
Para repetir este menú, presione la tecla de asterisco”.
Después de eso, puede completar la sección Operación-Destino. A partir de aquí, deberá definir cada una de las opciones, como en nuestro ejemplo, elegimos “Ir a la extensión”, desde el campo 1, y luego desde el Destino, necesitaremos elegir Persona A. Lo mismo para el campo 2 , y para el Destino elegirá la Persona B.
Además, asegúrese de revisar que el Horario de Operación esté correcto. Una vez que haya terminado, presione GUARDAR.
El siguiente paso es Guardar el mensaje de voz.
- Ir a Funciones, Asistente Automático y luego ir a la sección HORARIO
- Hacer clic en Preferencias
- Luego se debe elegir si la grabación se va a hacer desde un Teléfono o una Computadora, y después elegir la Extensión o el Número de Teléfono desde el cual se realizará la grabación de voz.
- Hacer click en Grabar
- Después se realizará la llamada hacia la extensión o teléfono seleccionado. Por favor preste atención, ya que deberá presionar la tecla # para comenzar a grabar, para finalizar y para confirmar la grabación.
- Si todo salió bien, podrá ver un mensaje que diga “La grabación será aceptada.”
Cuando terminemos, debemos hacer lo mismo con las opciones para FUERA DEL HORARIO NORMAL.
Es posible crear e importar la grabación. Para hacer eso, puede ir a https://ttsmp3.com/, copiar y pegar el texto que desee, elegir cualquiera de las voces disponibles y descargarlo como MP3.
Después, deberá convertir el archivo MP3 a un WAV u-law (8 Khz, Mono, u-law), lo cual lo podrá realizar desde el siguiente sitio web https://g711.org/, y posteriormente descargar archivo ya convertido e importarlo al Sistema Telefónico Mitel Connect Director ya como un mensaje de voz pre-grabado.
Hunt Group
El siguiente paso es crear un nuevo Grupo de Búsqueda, que será necesario si queremos que las llamadas entrantes suenen en más de 1 extensión al mismo tiempo.
Para tal efecto, ir a Administración, Funciones y luego Control de llamadas. Oprimir Nuevo.
Deberá completar los siguientes datos:
– Nombre de Grupo de Búsqueda, será el nombre que se le asignará al Grupo de Búsqueda.
– Extensión, es el número de extensión que se asignará al grupo de búsqueda.
– Necesitamos asignar también las Extensiones de Respaldo.
– No necesitamos asignar un DID, ya que eso ya fue asignado en el paso anterior.
– Puedes ajustar cuantas veces va a timbrar por cada persona que integra este grupo, y el número de veces de no contestación.
– Además, deberá configurar los destinos de desvío de llamadas, en caso de que la pila esté llena y omitir miembros si ya están en una llamada. Puede usar la operadora automática que acabamos de crear en el paso anterior.
– Lo mismo aplica para los horarios fuera de oficina y días de asueto oficiales
Asegúrese también de habilitar la configuración del horario para el horario normal de oficina.
Por último, puede asignar los miembros a este grupo de búsqueda,
– Para eso, vaya a la sección MIEMBROS y elija las extensiones que le gustaría agregar.
– Presiona Guardar.
Esperamos que este artículo le ayude a configurar a usted mismo la forma de agregar un DID a su Contestadora Automática en el Sistema Telefonico Mitel Connect Director.
Por favor déjenos sus comentarios o sugerencias
¡Mucho Éxito!
